Tijdrovend monnikenwerk waarborgt accurate bedeling

Voor de bedeling van drukwerk in Vlaanderen had Vlaamse Post kunnen opteren voor hapklare, reeds bestaande software. Programma’s die ook door onze collega’s worden gebruikt. Toch kozen we ervoor om gans Vlaanderen vanaf nul opnieuw in kaart te brengen. Waarom? En vooral, hoe doen we dat?

De jarenlange ervaring van de bedrijven die Vlaamse Post oprichtten, leerde ons dat de bestaande software heel wat lacunes vertoont. “In hoeverre kan en durf je dan te vertrouwen op dergelijke programmatuur als een zo accuraat mogelijke bedeling net datgene is wat ons onderscheidt van de anderen”, vroeg Manuel Stuyts, mede-oprichter en afgevaardigd bestuurder van Vlaamse Post zich af. “Dus begonnen we vanaf nul, met pen en papier straat in, straat uit”.

“Onze werkwijze omvat drie fasen”, licht Peter Segers, bestuurder bij Vlaamse Post en hoofdverantwoordelijke voor dispatching en verkoop, toe. “Onze medewerkers registreren alle van op de openbare weg waarneembare feiten en kenmerken bij elke brievenbus. Hoeveel brievenbussen per perceel, met wel of geen reclameverbodssticker, hoeveel afstand bevindt zich tussen twee naast elkaar liggende brievenbussen, is de betreffende brievenbus makkelijk of moeilijk bereikbaar, en ga zo maar door”.

Dat het opnieuw in kaart brengen van elke straat tal van bijkomende voordelen biedt aan de klanten van Vlaamse Post, lijdt geen twijfel. “Denken we bijvoorbeeld aan een gesegmenteerde bedeling. Stel dat een klant producent is van luxe-tuinmeubilair, dan heeft dat bedrijf er geen baat bij dat hun nagelnieuwe catalogus terechtkomt bij huizen of appartementen waarvan uiterlijk waarneembaar was dat deze over geen of slechts een erg klein tuintje beschikken”. Vlaamse Post categoriseert dus de reeds in kaart gebrachte gebieden en koppelt er kenmerken aan die latere bedelingen des te efficiënter maken.

“Wanneer een bepaald gebied in kaart is gebracht, worden alle genoteerde parameters in ons zelf ontwikkeld softwarepakket ingegeven. Dat is de tweede fase van onze voorbereiding”, vervolgt Peter Segers zijn toelichting. “Vervolgens distilleren onze programma’s daaruit routes welke wij dan aanbieden aan onze klanten al naargelang hun doelgroep en andere bedelingscriteria. Dat is de derde en laatste fase”.

Die gesegmenteerde en vaak op maat uitgevoerde bedelingsroutes bieden ook een ecologisch voordeel. Op basis van de gewenste gebieden en het te bedelen drukwerk (gewicht, aantal,…) wordt de bedeling immers georganiseerd op een manier waarbij de postbode(s) niet meermaals heen en weer moeten rijden tussen de routes en het verdeelcentrum van Vlaamse Post. “Onze postbode verlaat ‘s ochtends ons verdeelcentrum met een bestelwagen met daarin zijn fiets en het te bedelen drukwerk. Hij of zij plaatst de wagen in het door onze software aangegeven midden van zijn geplande bedelingsrondes, waarna de postbode de fiets neemt en aan de eerste ronde begint. Telkens wanneer de postbode ‘uitgedeeld’ is, zal hij of zij opnieuw aan de bestelwagen uitkomen voor een nieuwe lading en ronde”.

Kortom, een gesegmenteerde en ecologisch-vriendelijke bedeling met nadien een zeer accurate controle op het geleverde werk. Meer moet dat niet zijn…

-21 juli 2013-